Vous êtes-vous déjà demandé qui se cache derrière le bon déroulement de vos cours de musique ? Paul et Aurore nous dévoilent les coulisses de leur quotidien, entre mise en relation profs-élèves, médiation et passion débordante pour la musique. Découvrez comment leur rôle essentiel "met de l'huile dans les rouages" d'Allegro Musique, les défis qu'ils relèvent et les moments qui les font vibrer. Une interview captivante qui vous donnera envie d'en savoir plus sur ces artisans de l'harmonie pédagogique. 🎶✨
En quoi consiste le poste de chargé de suivi pédagogique exactement ?
Paul : Nos missions consistent à faire en sorte, dans un premier temps que les cours démarrent ; donc nous nous chargeons de mettre en relation les professeurs et les élèves, nous nous assurons qu’ils fixent une première date de cours ensemble et que tout se passe bien dans les débuts. Dans un second temps, nous contactons les élèves et les professeurs régulièrement pour savoir si les cours de passent bien, s’il y a nécessité de réajuster certaines choses, en fait le service de suivi pédagogique a pour but de mettre de l’huile dans les rouages d’Allegro Musique. Nous contactons également les professeurs qui souhaitent s’inscrire pour travailler avec nous, afin de leur expliquer notre fonctionnement, nos conditions et nos attentes sur le plan des compétences musicales et pédagogiques. S’ils souhaitent nous rejoindre, nous créons leur fiche professeur afin qu’ils puissent ensuite être proposés à nos élèves en recherche d’un profil comme le leur. Nous sommes également amenés à suivre les professeurs avec lesquels nous enregistrons peu de cours afin de comprendre pourquoi, savoir si tout se passe bien, si nous leur proposons bien le profil d’élève qui leur convient, les accompagner et leur montrer que l’on reste présents en cas de besoin et de questions, nous assurer que notre fonctionnement est assez fluide et être là s’ils ont besoin d’échanger.
Donc notre service gère tout ce qui a trait à l’intégration des professeurs, au suivi des premiers cours entre les profs et leurs élèves, le suivi des professeurs récemment arrivés ou qui sont là depuis déjà un temps. C’est un service qui a été créé il y a seulement deux ans et dont nous sommes très fiers car nous obtenons de bons retours des clients et des différents collaborateurs et collaboratrices, nous avons mis en place des procédures pour rendre l’expérience client plus agréable, faciliter les échanges entre les profs et les élèves. Nous faisons des points régulièrement pour faire évoluer nos procédures, nous avons plein d’idées et surtout l’envie de cocooner nos élèves autant que nos profs. De plus, l’équipe est super, Aurélie nous coach bien et on sent déjà que le service a une bonne importance dans les rouages d’Allegro Musique.
Quelles sont les compétences et qualités indispensables à ce poste ?
Aurore : Je dirais l’écoute active, la patience et une bonne énergie. J’essaie toujours d’être souriante et avenante avec les gens, que ce soit avec les élèves ou les professeurs pour qu’ils sachent qu’ils peuvent se reposer sur nous, que nous sommes là pour tenir ce rôle de médiateur si besoin mais aussi pour les accompagner en cas de doute et de difficultés vis-à-vis de leurs cours.
Quelle est la différence entre le poste chargé de suivi pédagogique et le poste chargé de relations client-prof qui est occupé par Amélia ?
Aurore : Le service de relation client-profs gère ce qui a rapport à la facturation alors que dans notre service on ne gère pas ce point-là. En fait, pour expliquer un peu mieux l’organisation des différents services, il faut savoir que nos élèves et profs passent par une sorte de boucle.
En premier lieu, il y a le service commercial qui reçoit les demandes des élèves, qui leur explique le fonctionnement d’Allegro Musique. Une fois les élèves inscrits, leur dossier est transmis au service des chargés de recrutement qui s’occupent de trouver le prof adapté à la recherche de l’élève et de donner le contact d’un prof. A ce moment-là, notre service récupère le dossier de l’élève pour s’assurer que les cours démarrent, que les profs et élèves se contactent et qu’une première date de cours est fixée. On s’occupe également de l’inscription des professeurs qui postulent directement sur notre site internet. Et si pendant que le dossier d’un élève est au service suivi pédagogique, il y a un problème de facturation ou d’administratif, on le renvoie au service d’Amélia, à savoir le service relation client-prof.
Est-ce que vous rencontrez parfois des difficultés avec les profs ou les élèves en tant que chargé de suivi pédagogique ?
Paul : Oui, cela arrive et c’est un des éléments importants de notre métier, c’est là qu’on rentre en phase de médiation ou de négociation. Parfois, il y a des réticences que l’on peut comprendre du côté des élèves ou des professeurs pour des cours que nous proposons, des incompréhensions sur le choix du professeur qui a été proposé, un désaccord sur les créneaux de disponibilité, parfois une crainte vis-à-vis du projet pédagogique de l’élève, ou vis-à-vis du cursus ou du CV du prof. Notre but c’est de faire en sorte que les cours démarrent et démarrent dans de bonnes conditions donc on prend le temps de rassurer les clients et les professeurs sur leurs différentes interrogations, on ne force rien mais on reprécise les raisons de notre choix de prof ou d’élève, on rassure sur les compétences et surtout on leur rappelle qu’essayer 1 cours n’engage à rien et que si réellement ça ne leur convient pas, ils ne sont pas engagés pour la vie et que l’on pourra lancer une autre recherche si besoin est. Mais bien souvent, on nous rappelle pour nous dire qu’enfin de compte tout s’est bien passé et qu’une fois l’appréhension de la rencontre dépassée, tout est ok. Ces moments sont intéressants et stimulants parce qu’ils me permettent de pratiquer mon esprit de négociation, d’être diplomate et capable de rassurer et mettre les gens en confiance.
Aurore : Je dirais que la problématique majeure, c'est quand l'élève ne nous répond pas. Il faut savoir que quand un élève s'engage pour un abonnement, il n'est pas prélevé tant que l'on n'a pas de prof à lui proposer. En revanche, dès que le contact d'un prof lui est transmis, on commence à prélever dans les 9 jours qui suivent. Il faut donc que l'élève pense à nous prévenir si les cours ne débutent pas. On a parfois des élèves qui nous contactent au bout de 6 mois parce qu'ils ont été prélevés et qu'ils n'ont pas eu de cours. Nous envoyons pourtant plusieurs mails après la mise en contact avec le professeur donc si l'élève ne nous répond pas, on ne peut pas savoir qu'il y a un problème. Donc tout est une question de dialogue, n'oubliez pas de lire consulter vos mails !
Il y a d’autres problématiques, pour lesquelles il faut savoir être à l’écoute, neutre et diplomate. Parfois il arrive que des élèves ou des professeurs ne souhaitent pas poursuivre pour des raisons qui seraient difficiles à exprimer sans heurter la sensibilité des concernés donc on choisit bien nos mots et on tente de faire comprendre les choses avec douceur. Mais en règle générale, quand un prof veut stopper un cours c’est parce qu’il déménage ou n’a plus le temps et donc il prend la peine de prévenir l’élève de lui-même. Quand ce sont des élèves, il arrive que ce soit parce qu’ils ont changé d’avis et préfèrent finalement apprendre le violon plutôt que le piano et dans ce cas-là, on “clôture le dossier” et on renvoie aux chargés de recrutement pour qu’ils lancent une nouvelle recherche de professeur.
Comment cela se passe quand il y a un souci avec un professeur ?
Aurore : Notre service s’occupe également des suspensions temporaires ou définitives des professeurs. Ça n’arrive pas souvent mais ça arrive. En général, avant d’en arriver là, on passe par des phases de dialogue, on tente de comprendre les raisons pour lesquelles par exemple le prof accepte des cours et annule au dernier moment Dans ce cas on va, par exemple, proposer de chercher d’autres cours dans le secteur si c’est parce qu’il ne veut pas se déplacer pour un seul élève. Mais il arrive que ce soit lié à un comportement inadéquat, soit parce que les élèves nous rapportent des retards répétés, soit parce qu’il y a eu des comportements virulents parfois auprès de nos équipes. C’est du cas par cas et c’est assez rare qu’on suspende définitivement un professeur. En revanche, les suspensions temporaires qui sont généralement liées au fait que le prof n’a pas encore participé à nos rencontres pédagogiques, sont plus fréquentes. Chaque prof doit participer au moins une fois donc si on le propose plusieurs fois et que ce n’est pas fait, on va suspendre les cours jusqu’à ce que ce soit fait, ne serait-ce que parce qu’il est primordial que l’on rencontre les professeurs que l’on envoie chez les élèves.
As-tu déjà eu des situations à gérer délicates avec des élèves ou des professeurs ?
Aurore : Au-delà de l’exemple que j’ai donné tout à l’heure où les élèves ne répondent pas à nos relances et nous contactent parce qu’ils sont prélevés alors qu’ils n’ont pas pris de cours, je pense que les autres situations difficiles à gérer ce serait quand il y a un souci avec un ou une professeure. Parfois ce sont des difficultés sans vraiment de solution comme la personnalité du prof et de l’élève qui ne matchent pas, dans ce cas on change de prof. Quand c’est lié à d’autres soucis comme des retards ou annulation de cours à répétition, on rappelle les uns et les autres pour avoir une vision d’ensemble du problème et on propose des solutions, parfois la solution est simplement de lancer une nouvelle recherche de prof. Un très bon prof peut ne pas convenir à un élève, sans pour autant qu’il y ait un conflit. On gère aussi les appels des professeurs qui ne parviennent pas se connecter sur leur espace, on leur explique comment faire pour mettre de nouveaux documents sur leur espace professeur.
Quels arguments trouves-tu pour rassurer les élèves ou même les profs ?
Paul : Le but d’Allegro Musique c’est que les élèves et les profs soient satisfaits de la collaboration qu’ils ont avec nous donc nous prenons en compte les demandes des élèves, leurs attentes pédagogiques, techniques et nous faisons un véritable travail de recherche parmi notre base de données de professeurs mais aussi et souvent au-delà pour toujours faire le maximum pour que chaque élève puisse avoir le prof qui lui correspond. Je rappelle donc tout ce processus et le sérieux avec lequel il est mis en œuvre, j’explique les raisons de la sélection de tel prof plutôt qu’un autre, je rappelle aussi qu’il est possible de changer de prof si vraiment après le premier cours, ça ne matche pas.
Depuis quand êtes-vous à ce poste et avez-vous toujours été au même ?
Paul : Je travaille chez Allegro Musique depuis 5 ans et j’ai d’abord été dans le service chargé de recrutement, c’est-à-dire le service qui cherche et trouve les profs qui correspondent aux demandent des élèves puis les mettent en relation. J’ai été à ce poste pendant trois ans et cela fait deux ans que je suis dans la team suivi, je l’ai intégrée dès sa création.
Aurore : J’ai d’abord été au service recrutement donc le service qui précède le service de suivi pédagogique. Mon rôle était donc de sélectionner le bon professeur pour chaque élève. En avril 2024, j’ai rejoint l’équipe de suivi pédagogique dans laquelle je m’épanouis davantage parce qu’elle correspond mieux à ma personnalité et mes compétences. Dans le service suivi pédagogique, j’ai davantage de temps à consacrer aux gens.
Qu’est-ce qui vous plait le plus dans les différentes responsabilités que vous avez chez Allegro Musique ?
Aurore : Il y a plusieurs choses… D’abord, j’aime beaucoup avoir à gérer les inscriptions des professeurs entrants parce que cela donne toujours lieu à des échanges enrichissants. Ils candidatent sur le site et notre rôle est de les contacter pour leur expliquer le fonctionnement d’Allegro Musique, c’est un peu comme un entretien à l’issu duquel on les inscrit dans notre réseau, s’ils le souhaitent bien-sûr. On prend quelques informations sur leur parcours musical et leur approche de l’enseignement mais l’idée est surtout de leur présenter Allegro Musique. Je suis très contente depuis que je suis au service de suivi pédagogique parce que cela me correspond mieux en termes de personnalité et puis j’aime chercher des solutions, être dans le dialogue. Je trouve que c’est satisfaisant quand une personne appelle avec une difficulté et qu’elle raccroche rassurée après avoir eu réponse à sa demande et en sachant qu’elle peut compter sur nous.
Paul : Je pense que c’est l’animation des rencontres pédagogiques parce que l’on travaille beaucoup par téléphone chez Allegro Musique et finalement l’équipe des rencontres pédago est la seule à avoir véritablement la chance de rencontrer les professeurs et apprendre à mieux les connaitre sans que ce ne soit dans le cadre de l’inscription d’un cours ou d’une demande logistique. Les voir échanger entre eux c’est aussi très enrichissant pour moi, c’est une manière moins formelle de prendre part à l’aventure avec des échanges plus stimulants.
Paul, au-delà de ton poste de chargé de suivi, tu participes également à d’autres projets, peux-tu me dire lesquels ?
Oui, ce sont des projets qui n’ont pas forcément de lien avec mon poste opérationnel mais j’occupe effectivement des fonctions dans d’autres projets par exemple je m’occupe du Monthly Report, le journal interne d’Allegro Musique, je fais également parti du projet Comenius et j’anime les rencontres pédagogiques organisées pour les professeurs.
Comment trouvez-vous l’une comme l’autre de travailler en télétravail ?
Aurore : Je fais beaucoup de télétravail et c’est quelque chose que j’apprécie beaucoup pour plusieurs raisons. D’abord, c’est une preuve que ma manager et l’entreprise me font confiance pour travailler et être professionnelle, donc c’est quelque chose de satisfaisant et de valorisant pour moi. Moins de temps de trajet, plus de temps à passer avec mon enfant notamment pouvoir l’accueillir quand il rentre de l’école, c’est quelque chose qui fait du bien.
Paul : Comme dans toute chose, il y a du bon et du moins bon ! Je pense qu’avec le 100% télétravail, on gagne en confort personnel, en termes de temps de trajet et également en possibilités de concentration qui devient plus accrue. Mais il y a aussi des aspects moins appréciables, par exemple on ne peut plus choper une info au détour d’une conversation dans l’Open Space qui permet parfois de gagner du temps, il y a moins d’interaction aussi avec les collègues qu’en étant sur place. J’ai déménagé pour des raisons personnelles et à la base je travaillais sur place. L’entreprise m’a permis de poursuivre en 100% télétravail et l’équipe me permet de ne jamais être mis de côté ou de me sentir à l’écart.
Comment faites-vous pour garder un lien fort avec le reste de l’équipe en étant à distance ?
Paul : L’équipe est top et j’ai toujours au moins une personne en visioconférence à voir par jour pour faire des points avec les collègues, il y a pas mal de réunions et j’essaie aussi de revenir sur place quand c’est possible. Mais il y a toujours un contact quotidien avec le reste de l’équipe même à distance.
Aurore : On est une petite équipe de cinq personnes dont la manager et on a parfois du renfort à la rentrée mais le fait d’être une équipe restreinte permet de mieux échanger. On se connait bien, on s’entend très bien, on peut tout se dire et c’est donc plus facile lors des réunions pour résoudre les conflits ou prendre les décisions difficiles comme suspendre un professeur. C’est toujours une décision prise en groupe et jamais à l’initiative d’une seule personne. On peut discuter facilement des professeurs et des élèves et se passer les informations sans trop de difficultés.
Quelle place occupe la musique dans votre vie personnelle et quels sont vos goûts musicaux ?
Paul : Une place centrale ! J’essaie de jouer de la guitare régulièrement mais en travaillant j’écoute aussi énormément de musique. J’aime la soul c’est ce que je préfère avec le blues, la folk, j’écoute beaucoup de musique mais surtout des morceaux anciens, j’essaie de découvrir des choses et je peux toujours compter sur mes collègues pour ça.
Aurore : J’adore les chansons à texte et surtout les anciennes chansons. Je ne me lasse pas d’écouter du Charles Aznavour ou des chansons de Barbara. Mais il est rare que j’écoute des chansons en boucle, j’essaie de m’ouvrir aux nouveautés et de renouveler mes playlists pour ne pas proposer toujours les mêmes morceaux à mes élèves en cours de danse.
Aurore, es-tu musicienne comme beaucoup de tes collègues chez Allegro Musique ?
Nous je ne suis pas musicienne, il parait que je chante bien mais je chante vraiment juste par plaisir sans aucune ambition particulière, je n’ai pas cherché à aller plus loin. En revanche, j’écoute énormément de musique puisqu’à la base je suis professeure de danse. J’ai donc pris des cours de musique durant mon parcours d’obtention du D.E de danse, j’ai étudié des œuvres, j’ai fait un peu de théorie musicale, de travail du rythme. J’ai organisé plusieurs projets avec mes collègues professeurs de musique lorsque je travaillais encore dans un Conservatoire. La danse, la musique, ça reste dans le domaine artistique et j’avais besoin d’un travail en journée car je ne pouvais pas continuer de travailler le soir donc j’ai postulé chez Allegro Musique. Si je devais choisir de jouer d’un instrument, je choisirais le piano, pour pouvoir chanter en même temps, m’accompagner. C’est vrai que c’est possible avec d’autres instruments mais le piano, c’est le plus.
As-tu un souvenir marquant chez Allegro Musique que tu souhaites partager ou quelque chose qui te fait particulièrement plaisir à ton travail ?
Oui, pendant la fête de Noël on a fait un secret- santa. Le collègue en charge de mon cadeau m'a offert un livre que je voulais lire depuis longtemps et dont je lui avais parlé plusieurs mois auparavant. J'ai été très surprise et touchée de ce cadeau personnalisé car j’avais oublié que j’avais évoqué ce livre ! Un autre moment marquant est quand j'ai intégré la team suivi en avril 2024, le reste de l’équipe m'a vraiment chaleureusement accueillie et formée.
Plus largement, j’ai remarqué que les gens viennent se référer à moi facilement quand ils ont des questions, des choses à confier. Il est vrai que j’ai quinze ans de plus que certains collaborateurs et collaboratrices et donc j’essaie de bien les accueillir et de leur montrer qu’ils peuvent toujours venir me voir en cas de problème, je n’ai pas forcément réponse à tout mais je suis une bonne oreille pour celles et ceux qui souhaitent se confier.
Paul, quel est le concert le plus mémorable auquel tu as assisté, et pourquoi reste-t-il gravé dans ta mémoire ?
Je suis allé au concert de Bruce Springsteen c’était incroyable. Le type a 70 ans et continue d’envoyer comme s’il avait 20 ans. Je crois avoir vu que son plus long concert avait duré 4h30.
Si vous deviez choisir un morceau pour décrire votre parcours respectif chez Allegro Musique, ce serait lequel ?
Paul : Like a Rolling Stone de Dylan, j’aime que ce soit sa transition dans la période folk acoustique et son entrée dans le monde plus rock de l’électrique, un changement qui avait fait scandale à l’époque et il a continué et il a eu raison.
Aurore : Je suis arrivée chez Allegro au moment où j’avais décidé de quitter ma carrière de professeure de danse ce qui avait été à l’époque une décision très douloureuse et j’ai maintenant trouvé mon équilibre donc il faudrait une playlist qui débute avec une ambiance qui nous fait rentrer dans le vif de l’action dès les premières notes et qui évolue vers beaucoup de lumière. Je crois que je n’en choisirai qu’une seule et c’est celle-là :
Il y a des hauts et des bas, des moments intenses et des moments doux, plein de vibrations, une énergie de groupe qui laisse place à l’individualité de chacun, elle est parfaite.
